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El “SISTEMA” como sujeto del trabajo

El Sistema de información como sujeto

El sistema de información es una colección de componentes interactivos que no se pueden obviar o considerar como compartimientos estancos. Es, a la vez,  una dinámica basada en una organización que dicta las reglas de actuación a los seres humanos que lo conforman, quienes le proveen de energía, y que a su vez utilizan los instrumentos (máquinas) y otros recursos para aportar datos al procesamiento y obtener de él información; de ordinario para la toma decisiones en el ámbito del trabajo. En consecuencia un proyecto que tenga como objetivo crear un sistema de información tiene que tomar como referencia, sujeto y objeto del trabajo al conjunto de todos los elementos que lo conforman y las relaciones que existen entre ellos y no referirse exclusivamente a la construcción de programas.

En la bitácora de la coordinación de sistemas se establece que para asumir como objeto de trabajo el sistema de información, el TEG debe considerar al menos tres procesos críticos. Aclaremos esto; un proceso crítico es el conjunto de procedimientos (métodos y pasos) que agregan valor a los clientes del sistema. Un proceso normalmente consta de varios procedimientos; por ejemplo el proceso de control del rendimiento académico de los alumnos, tiene procedimientos para registro de calificaciones, para cálculo de los índices, para control de información individual, etcétera. Todos ellos son necesarios para controlar adecuadamente y con exactitud el rendimiento de cada alumno (cliente externo o extra organización), y la evaluación institucional (cliente interno o intra organización) que se pueda hacer sobre esta actividad.

Conocemos como aplicaciones, los programas o conjuntos de programas que satisfacen un objetivo asociado a una función; la aplicación  no está alejada o abstraída del medio humano y procedimental en el cual funciona, al contrario ese medio se convierte en su contexto de existencia pues a él le sirve y por tanto para su concepción, diseño, y construcción la aplicación no puede ser considerada sino como un elemento interactivo con ese medio y por tanto este último debe ser también sujeto de estudio. La construcción de una aplicación está orientada a crear un apoyo computarizado, o automatizado de una función dentro de un sistema. Por ejemplo una aplicación para carga de calificaciones por parte de los profesores desde una estación remota, o para la producción de estadísticas de la actividad académica relevantes par efectuar evaluación institucional. Las aplicaciones no son sistemas, aunque la teoría de sistemas provee un marco conceptual  válido y suficiente para analizarlas. Las aplicaciones forman parte de los sistemas, su función es automatizar los procedimientos o procesos del sistema que son susceptibles de tal tratamiento con el fin de acelerar el manejo de altos volúmenes de datos e información y descargar a la persona de actividades repetitivas de bajo contenido intelectual.

No se puede considerar la labor del ingeniero de sistemas como la de fabricar programas, para ello están los programadores, sin embargo esta habilidad la debe poseer y dominar. Su condición de ingeniero de sistemas la demuestra cuando es capaz de evidenciar la estructura y relaciones de un sistema cualquiera (no sólo los de información) y analizarlas para obtener de una mejor solución en términos de sistematización de una actividad humana, o de un proceso físico o “natural” (se usa aquí el término “natural” en el sentido restrictivo de algo que ocurre y discurre por y a pesar de la intervención humana) pero implementable o intervenible a escala y con fines humanos. Para ello se debe comprender que el concepto de sistema trasciende  los instrumentos (programas y máquinas programadas) para instalarse en los contextos (organización y procesos). Por ejemplo veamos este caso, atípico en nuestro medio académico; un fenómeno “natural” sería el tráfico en el transcurso de 24 hs en la calle Cecilio Acosta desde su intersección con la Av. Delicias (15) hasta con la Av. Bella Vista (4). Este fenómeno puede ser descrito, analizado e intervenido desde el punto de vista de la teoría de sistemas (Systems Dynamics approach, por ejemplo). Se puede automatizar su funcionamiento (objetivo) a través de aplicaciones para las funciones de regulación del flujo del tránsito, por ejemplo, controlando automáticamente el funcionamiento de los semáforos en función de patrones de flujo predeterminados. Y se Puede construir una base de datos para describir el fenómeno en periodos de tiempo más largos (sistema de información computarizado). Este trabajo es tan bueno como cualquier otro sistema de información de los típicos que hasta ahora se han presentado. Y como pueden observar abarca diferentes áreas de las que ud,s. han aprendido; por mencionar algunas; simulación; inferencia estadística; investigación de operaciones y por supuesto lo típico de diseño de sistemas de información.

Si el sujeto de su trabajo es un sistema de información su análisis debe considerar a todo lo largo de la metodología de desarrollo que utilice:

(1) los elementos organizacionales y la satisfacción o insatisfacción que ellos dan al conjunto humano que, encuadrado dentro de la misma, ejecuta las tareas que el cuerpo de procedimientos le prescribe y los que consumen el producto del sistema o viven dentro de la situación que se resume como sistema.

(2) La eficacia de los procedimientos para que el conjunto humano alcance los objetivos que la organización les dicta.

(3) Las facilidades que los medios presentes en el sistema brindan para lograr los objetivos.

Una vez resuelto estos asuntos es que se puede pensar en automatizar, identificar cuáles son las oportunidades tecnológicas o sociales para lograr incrementos en la eficacia del sistema; en la adecuación del conjunto humano a la incorporación de tecnología; y en la justificación económica de todos los cambios que se puedan plantear como solución  los problemas encontrados.

Tengamos presente que el sistema de información existe de forma natural desde el momento cuando un grupo de personas se organiza en busca de un objetivo común. Que la automatización no es un fin en sí misma es un medio para resolver problemas. Y, finalmente, que si algo no se sabe hacer manualmente, no resolverá el problema automatizando, debe sistematizar organización y procesos como paso previo a la automatización.

Si el sujeto de su trabajo es un sistema “natural” utilice todas las técnicas aprendidas para describir el sistema en función de sus relaciones causa-efecto y modele el comportamiento del mismo, para a partir de allí satisfacer los objetivos que hayan originado la investigación.

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